이메일은 짧게 쓰고, 빠르게 답장한다!

[김소진의 커리어칵테일]

졸업을 앞둔 대학생으로부터 스크롤 바를 아무리 내려도 끝나지 않는 장문의 이메일을 받았다. 내용을 떠나 그 장대한 분량을 보는 순간 ‘헉!’ 하는 느낌이 들어 도저히 읽어볼 엄두가 나지 않았다. 그래서 젖혀두고 다른 이메일부터 읽고 답장을 쓰기 시작했다. 메일 체크를 모두 마치고 나서도 여전히 그 이메일을 읽을 생각을 하니 숨이 턱 막혔다.

비즈니스맨들은 하루에 수십 통의 이메일을 받는다. 많은 사람은 수백 통을 받기도 한다. 그런 사람들에게 이런 장문의 이메일은 정말 반갑지 않다. 무슨 할 말이 그렇게 많을까? 마음을 가다듬고 읽어보니 온통 넋두리고, 사실 몇 문장만으로도 충분히 정리 가능한 내용이었다. 더 허탈했다.

장문의 이메일을 쓰는 사람은 이력서나 자기소개서, 또는 다른 업무문서도 길게 쓸 확률이 높다.

이는 성의가 있는 것이 아니라 요령이 없는 것이다. 자신이 알리고자 하는 내용을 간결하고 정확하게 표현하는 것은 이메일을 포함한 비즈니스 문서 작성의 기본이다.

그게 잘 안 되는 사람은 장황한 글로 타인의 시간을 뺏기 때문에 조직에서 인정받을 수 없다. 물론 그 메일을 작성하느라 보낸 자신의 시간 역시 허무하게 낭비한 것이다. 이메일 커뮤니케이션이 예전보다 훨씬 활발해진 요즘은 더욱 그렇다.

이메일을 쓸 때는 최대한 간결하게 핵심만 요약하라. 그리고 보내기 전에 다시 충분히 읽어보고 쓰지 않아도 되는 내용은 과감히 삭제하라. 지우고 또 지워서 도저히 뺄 수 없는 내용들만 남겨두라. 생 떽쥐베리가 말했다. ‘완벽이란 더 이상 보탤 게 없는 상태가 아니라,더 이상 뺄 게 없는 상태’라고.

이메일 답장을 쓸 때도 지킬 것이 있다. 최대한 빠른 시간 내에 답장을 써야 한다는 것이다. 24시간 이내, 되도록 그날을 넘기지 말고 답장을 해야 한다. 만약 오후 늦게 이메일을 받는다면 최소한 다음 날 오후까지는 답장을 주는 게 좋다. 만약 간단히 답할 수 없어 시간이 필요하다면 며칠 고민한 후 다시 답변하겠다는 내용이라도 미리 보내야 한다. 이메일 답장이 늦어질수록 보낸 이의 마음은 멀어지기 때문이다. 이메일이 잘 갔는지 수신확인은 되었는지 몇 차례나 들락날락하며 확인할 상대의 마음을 기억해야 한다.

만약 출장 등으로 장기간 자리를 비워 빠른 이메일 확인이 어려울 경우엔, 공백 기간과 당신의 업무를 대신할 사람의 이름과 연락처가 담긴 자동응답 이메일을 설정해 놓는 것이 좋다. 물론 스마트폰을 이용해 차질 없이 계속 확인하는 것이 가장 좋다.

성공하는 남자의 이메일은 세심하다. 상대의 마음을 헤아리기 때문이다. 

짧게 작성하고, 빠르게 답장하라!